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Automatización en Gran Canaria
Quitar el Excel del medio. Presupuestos a mano, listas en una libreta, avisos cliente a cliente.
Cuéntanos qué te come el tiempo Qué resuelve la automatización de procesos en Gran Canaria
No hace falta un proyecto grande ni cambiar de herramientas. La mayoría de las veces se trata de eliminar una tarea concreta que consume horas todas las semanas sin que nadie las tenga contadas.
Automatización de procesos en Gran Canaria: la cuenta que nadie hace
Una tarea de una hora al día son más de doscientas horas al año. A eso hay que sumarle los errores, que en trabajo repetitivo aparecen siempre, y el coste de arreglarlos. Puesto así, la decisión es fácil. El problema es que esas horas están repartidas en trozos pequeños —diez minutos aquí, un cuarto de hora allá— y nadie las suma. Se asumen como parte del trabajo. La forma de detectarlas es preguntar por lo que más molesta. Cuando en un negocio preguntas qué tarea odia todo el mundo, la respuesta suele ser exactamente la que hay que automatizar: copiar datos de un sitio a otro, rellenar el mismo documento cambiando tres campos, mandar el mismo mensaje a cuarenta personas. Antes de proponer nada calculamos las horas reales que consume la tarea y las comparamos con el coste de automatizarla. Si no sale a cuenta, lo decimos. Y empezamos siempre por la que más horas come, no por la más llamativa ni por la más fácil de programar.
Lo que vemos en los negocios de la isla
Los mismos patrones se repiten en sectores muy distintos. La hoja de cálculo compartida que dos o tres personas editan a la vez y se pisan, con versiones que se duplican y nadie sabe cuál es la buena. Suele ser el corazón operativo del negocio y es el sistema más frágil que existe. Los presupuestos escritos uno a uno, copiando el anterior y cambiando datos, con el riesgo de dejarse algo del cliente anterior dentro. Los avisos manuales: recordar la cita, confirmar la reserva, avisar de un cambio de horario. Cuarenta mensajes de WhatsApp escritos a mano son media mañana y algún olvido garantizado. Los datos que hay que teclear dos veces porque el sistema de reservas y el de facturación no se hablan. Es doble trabajo y doble posibilidad de error. Y los informes semanales o mensuales que alguien monta copiando cifras de tres o cuatro sitios distintos, cuando esos sitios casi siempre pueden entregar los datos solos. Ninguna de estas cosas requiere un desarrollo grande. Todas requieren que alguien se siente a montarlo una vez.
Cómo trabajamos la automatización de procesos en Gran Canaria
Proyectos pequeños, entregados rápido y comprobados con datos reales antes de darlos por buenos. Es lo contrario de un desarrollo largo.
Conectar lo que ya usas
La primera pregunta no es qué herramienta nueva hace falta. Es si las que ya tienes pueden hablarse entre ellas, porque casi siempre pueden y nadie lo ha montado. Conexiones habituales: el terminal de venta con la contabilidad, el formulario de la web con el sistema de clientes, el motor de reservas con la facturación, la tienda online con el almacén, el calendario con los avisos al cliente.
La ventaja de esta vía es que no obliga a cambiar de forma de trabajar. El equipo sigue usando lo mismo de siempre y deja de copiar datos de un lado a otro. Cuando una herramienta no tiene forma estándar de conectarse, se puede desarrollar la conexión. Cuesta más y a veces sigue saliendo a cuenta frente a las horas que ahorra. Y a veces la conclusión es que la herramienta actual es el problema y conviene cambiarla. También lo decimos, aunque eso signifique un proyecto más pequeño para nosotros o ninguno.
Automatizar avisos, documentos y datos
Los tres tipos de automatización que más pedimos, por este orden. Avisos. Recordatorio de cita el día anterior, confirmación de reserva con la información práctica, mensaje de seguimiento después del servicio, petición de reseña en el momento adecuado. Todo en el idioma de cada cliente. Reduce muchísimo las ausencias, que son huecos de agenda imposibles de recuperar, y reduce también las llamadas preguntando siempre lo mismo. Documentos. Presupuestos, facturas, contratos y fichas generados desde una plantilla con los datos del cliente ya rellenos. De diez minutos por documento a treinta segundos, y sin errores de copiado. Datos. Informes que se montan solos con las cifras que importan, actualizados sin que nadie toque nada. Y sincronizaciones entre sistemas para que un dato se introduzca una sola vez. Se entrega funcionando, con el equipo formado y con documentación en castellano. Una automatización que solo entiende quien la programó acaba abandonada.
Cuándo no automatizar
No todo merece automatizarse, y proponerlo cuando no toca es la forma más rápida de gastar el dinero del cliente en algo que no usará.
Los casos en que no compensa
Si la tarea se hace una vez al mes y lleva veinte minutos, automatizarla es un capricho. La cuenta no sale y además hay que mantenerla. Si el proceso cambia constantemente, automatizarlo lo congela. Es mejor esperar a que se estabilice, o automatizar solo la parte que no varía. Si el proceso está mal definido, automatizarlo hace el desorden más rápido pero no lo arregla. Primero hay que ordenar cómo se trabaja; después se automatiza lo que ya funciona. Y si la tarea implica criterio o trato con el cliente, no se toca. Un mensaje automático mal puesto en un momento delicado hace más daño que el tiempo que ahorra. La automatización sirve para lo repetitivo, no para lo que requiere una persona. Miramos esto en la primera conversación. Con frecuencia salen dos o tres cosas automatizables y otras tantas que es mejor dejar como están.
Empezar pequeño
Recomendamos siempre arrancar por una sola tarea. Cuesta poco, se entrega en dos o cuatro semanas, y el resultado se ve enseguida en horas recuperadas. Sirve además para comprobar si trabajamos bien juntos antes de plantear nada mayor. A partir de ahí, la siguiente se decide con el sistema ya en uso, que casi nunca es lo que estaba en el plan inicial. Usar una automatización durante un mes enseña más sobre lo que falta que cualquier reunión de análisis. Muchos proyectos grandes que hemos hecho empezaron así: una tarea pequeña, luego otra, y al cabo de un año una herramienta completa que se fue construyendo con el negocio en marcha en lugar de diseñarse entera sobre el papel. Y si con dos automatizaciones el problema queda resuelto, no hay más proyecto. Eso también es un buen resultado.
Preguntas
Normalmente no. La mayoría de las veces se trata de conectar las que ya tienes para que dejen de trabajar aisladas.
Entre dos y cuatro semanas, incluyendo pruebas con datos reales y formación del equipo.
Calculamos las horas que consume hoy la tarea y las comparamos con el coste. Si no sale a cuenta, lo decimos antes de empezar.
Sí, a través de los canales oficiales para empresa. Es de lo más pedido aquí porque es donde está el cliente.
Se ajusta. Por eso entregamos documentado y formando al equipo, para que los cambios pequeños no dependan siempre de nosotros.
Es justo lo que recomendamos. Una tarea concreta, resultado rápido, y decidir después con el sistema ya funcionando.
Pide la auditoría.
0 €. El documento es tuyo aunque no sigamos.